8 月 30 号晚上 9 点,湖南永州一家开了 4 年的门诊,院长在办公室把 5 张表打开,挨个填到凌晨 1 点。这件事是当天晚上他给我打电话说的。
他说,刘老师,我门诊 8 月净利率不到 5%,9 月初我打算干一件事,把 8 月的数据全部复盘一遍,9 月 1 号开学,我得知道接诊量能不能翻一倍。
我跟他聊到凌晨 1 点半。第二天他发微信告诉我,9 月 1 号开学当天,门诊接诊量比 8 月底翻了 1 倍。我问他怎么做到的,他说,就是那 5 张表的事。
我做口腔 15 年,深度辅导 100 多家门诊,今天这篇文章,我把这 5 张表展开讲,告诉你院长 8 月最后一天该做哪 5 件事,9 月初能接住多少学生客户。
但我先把话讲在前面。今天这篇文章不是讲大道理,是讲表格,讲数字,讲怎么填。这 5 张表,今晚就能动手,不需要等 9 月开课。
第一张表,老客户档案表。
这张表的格式很简单。一共 4 列,客户姓名、最近一次就诊日期、上次做的项目、距离今天多少天。表格不长,你门诊最近 30 天成交的客户,逐个填进去就行。
为什么是 30 天?因为 9 月开课后第一周会回来复诊的客户,基本都是 8 月成交但没复诊的学生家长。这批人在 8 月成交,9 月初会补一波复诊和续费。
我辅导的门诊,这张表填完,平均能找出 80 到 120 个「8 月成交未复诊」的客户。这批人 9 月开课第一周复购率,我看到 100 多家里,平均 28% 到 35%。这意味着,8 月成交 100 个,9 月开课第一周就有 28 到 35 个会主动回来。
湖南永州那家门诊,8 月 30 号晚上填这张表,找出 96 个未复诊客户。第二天他安排前台一个一个打电话,9 月 1 号开学当天,来了 31 个,接诊量直接翻倍。
第二张表,椅位产出表。
这张表有 3 个关键数字。一个是每把椅位每天接诊多少个患者,一个是每把椅位每天产出多少钱,一个是每把椅位的净利率。这 3 个数字,按椅位分列,一张表 8 把椅位就是 8 行。
我辅导的门诊,做完这张表,会发现一个规律:每把椅位的「真实产出」差距巨大。做得好的门诊,每把椅位日均接诊 8 到 10 个,日均产出 4500 到 6000 元。做得差的门诊,同样一把椅位,日均只接 2 到 3 个,日均产出不到 1000 元。
8 月最后一天做这张表,意义在哪?在于你能在 9 月初,重新分配椅位。
湖南永州那家门诊,8 月 30 号做完这张表,发现 8 把椅位里,有 2 把椅位每天只接 2 个患者,日均产出不到 800 元。这 2 把椅位,9 月初被重新分配:一把改做儿牙早矫+涂氟,一把改做隐形正畸复诊+牙周维护。重新分配后,这两把椅位 9 月第一周日均产出到了 3500 元以上。
椅位分配不是大改,只是把闲置椅位改做高复购项目,9 月开课第一周就能见效。
第三张表,项目结构表。
这张表 4 列:项目名称、8 月接诊次数、8 月净利率、9 月计划动作。同样不长,把你门诊 8 月做的所有项目逐个列出来,填上 8 月数据和 9 月打算怎么做。
我辅导的门诊,做完这张表,会发现一个事实:高毛利项目 8 月净利率可能不到 30%,而低毛利项目净利率可能高于 60%。这个事实让很多院长懵。
举个例子。种植牙 8 月接诊 20 单,客单价 18000,看着业绩 36 万,但扣掉耗材、医生分诊、复诊成本,净利率只剩 28%。同时段补牙 8 月接诊 120 单,客单价 380,看着业绩 4.56 万,但净利率高达 65%。
36 万的种植净利是 10.08 万,4.56 万的补牙净利是 2.96 万。补牙净利率是种植的 2.3 倍。
这张表做完,院长就能看清楚,9 月初哪些项目该加量,哪些项目该缓一缓。
湖南永州那家门诊,做完这张表,9 月初把补牙、儿牙涂氟、牙周维护 3 个项目加量 30%,种植暂停接新客(只接复诊),隐形正畸从 8 月接诊 12 单降到 9 月初 4 单。结果 9 月第一周接诊量翻倍,净利比 8 月同期涨了 41%。
第四张表,死因占比表。
这张表分两部分。一部分是 8 月关门的同行,主要死因是什么;一部分是你门诊 8 月做了哪些动作避免了这 4 类死因。
我辅导 100 多家门诊,把 2024 到 2026 年关门的同行死因分成 4 类。
第一类,集采挤压占比 35% 到 40%。第二类,资金链断裂占比 30% 到 35%。第三类,竞争失客流占比 20% 到 25%。第四类,合规风险占比 10% 到 15%。
8 月最后一天,把这 4 类死因写下来,对照你门诊 8 月的资产负债表、月供、客流、医保这 4 个数据,逐个排查。
举个例子。资金链断裂那 30% 到 35%,指标是资产负债率。资产负债率超过 85% 的门诊,资金链断裂风险显著上升。你门诊 8 月底资产负债率多少?超过 85% 的话,9 月初得做一件事,把月度应付账款降到 60 天以内。
合规风险那 10% 到 15%,指标是医保病历抽查合规率。我看到 100 多家里,有 65 家门诊 8 月随机抽 10 份病历,有 3 份以上不合规。9 月初是医保飞检的高发期,这件事一定要自查。
湖南永州那家门诊,8 月 30 号做完这张表,发现资产负债率 88%,超警戒线 3 个点。第二天他做了两件事:第一,跟房东谈延期一个月交租,争取时间;第二,8 月所有应付耗材款推迟到 9 月 15 号以后再付,缓了一口气。这件事 8 月 31 号做完,9 月初他的资产负债率降到了 81%。
第五张表,9 月接诊排期表。
这张表是 5 张表里最重要的一张。表格分两列,日期和接诊重点。9 月 1 号到 15 号,逐日写清楚哪天主推什么。
9 月开课第一周(9 月 1 号到 7 号),接诊重点应该是学生客户复诊+补牙+儿牙涂氟。这批客户 8 月成交未复诊,9 月开课第一周会主动回来,提前排好医生椅位,不要让客户等。
9 月开课第二周(9 月 8 号到 15 号),接诊重点应该是青少年正畸咨询+成人洗牙复购。这两类客户的成交周期是 3 到 7 天,排好医生椅位和咨询师,9 月第二周就能见到业绩。
湖南永州那家门诊,9 月接诊排期表写完,医生和咨询师 9 月 1 号开学当天就照着排期接诊。开学当天接诊 31 人,是 8 月底日均的 2 倍。
我为什么把接诊排期表放在最后讲,因为前 4 张表是数据,这张表是动作。前 4 张表做好,9 月初你才有底气接住学生客户。
文章写到这里,我把话收回来。
8 月最后一天,门诊开了 5 张表。这 5 张表不是新花样,是把 8 月已落定的数据,重新整理一次,让 9 月初有底气接诊。9 月开课第一周接诊量翻倍,不是靠营销,是靠数据。
5 张表做的事,我把它叫做「8 月收官」。「收官」不是清账,是把 8 月数据复盘一遍,9 月初重新分配椅位、医生、咨询师、客户,让门诊以最好的状态接住 9 月学生客户。
我做培训这 15 年,辅导 100 多家门诊,8 月最后一天做 5 张表的门诊,9 月开课第一周接诊量平均能涨 30% 到 60%。没做 5 张表的门诊,9 月开课第一周接诊量持平甚至下滑,差距就出在 8 月最后这一天。
8 月最后一天,门诊该不该做 5 张表,差别很大。
我是刘敏,让您的口腔运营更简单。
作者介绍
刘敏,15 年口腔运营管理经验,深度辅导一百多家门诊。
门诊经营中的具体问题,诊断或辅导合作,微信 fxj421225 沟通。